Образец документа о приёмке по 44-ФЗ: акт, УПД, накладная и разбор полей

Обновлено 06.11.2026

По контракту, заключённому по итогам электронной процедуры, документ о приёмке формируете вы сами в ЕИС (единой информационной системе в сфере закупок) и подписываете усиленной электронной подписью (п. 1 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). В нём обязательны код закупки, заказчик, объект, место поставки, ваши данные, наименование, страна происхождения, количество и стоимость с ценой за единицу. Заказчик подписывает его или присылает мотивированный отказ в срок из контракта, но не позже 20 рабочих дней после поступления (п. 4 ч. 13 ст. 94).

Порядок и сроки по шагам — в статье о приёмке. Здесь разобраны сами поля документа.

Акт, УПД или накладная: что выбрать

Документ о приёмке — документ, которым заказчик подтверждает, что принял товар, работу или услугу (ч. 7 ст. 94). Закон не требует название «акт» или «накладная». Требуются сведения из п. 1 ч. 13 ст. 94.

Форму первичного документа определяет руководитель экономического субъекта — то есть вы сами (ч. 4 ст. 9 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»). Поэтому ТОРГ-12 и УПД — допустимые бланки, а не требование закона. Статус УПД «1» или «2» зависит от того, должны ли вы выставлять счёт-фактуру (письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).

Вне ЕИС правила задаёт контракт: порядок и сроки приёмки — его обязательное условие (п. 1 ч. 13 ст. 34). Образец ниже построен под ЕИС. Для бумажного документа берите те же поля.

Кто что подписывает

• Вы. Документ подписывает усиленной электронной подписью лицо, которое вправе действовать от вашего имени (п. 1 ч. 13 ст. 94). Для ИП это вы, для сотрудника — его подпись и машиночитаемая доверенность. Подробно — в статье о МЧД.
• Заказчик. Подписывает уполномоченное лицо заказчика (подп. «а» п. 4 ч. 13 ст. 94).
• Приёмочная комиссия. Если заказчик её создал, сначала подписывают члены комиссии, затем заказчик (п. 5 ч. 13 ст. 94, ч. 7 ст. 94).

Любой первичный документ, бумажный или электронный, по ст. 9 402-ФЗ должен иметь реквизиты (ч. 2): название, дату, составителя, содержание факта, величину в натуральном или денежном выражении, должности ответственных лиц, подписи с расшифровкой. Электронный первичный документ подписывают электронной подписью (ч. 5).

Шаблон

Ниже поля документа о приёмке в ЕИС. В скобках — пометки, что вписать. Это справочный образец: в ЕИС поля заполняют в форме системы.

``` ДОКУМЕНТ О ПРИЁМКЕ № [номер] от [дата поставки] к контракту № [номер контракта] от [дата подписания]

Идентификационный код закупки: [ИКЗ из контракта] Заказчик: [полное наименование, место нахождения — как в контракте] Поставщик: [наименование или ФИО ИП, ИНН — как в ЕРУЗ] Объект закупки: [наименование из контракта] Место поставки: [адрес из контракта]

№ | Наименование | Ед. изм. | Страна происхождения | Кол-во | Цена за ед., ₽ | Стоимость, ₽ 1 | [как в спецификации] | [шт.] | [страна] | [число] | [цена] | [кол-во × цена] Итого исполнено: [сумма, ₽]. [НДС 22% / без НДС — как в контракте]

Иные сведения: [только если контракт их требует] Приложения: [накладная, сертификат, фото — если есть]

Подписано ЭП: [должность, ФИО, дата и время подписи] ```

Разбор полей

Номер и дата. Номер даёте по своей нумерации. Дата — день поставки или сдачи. Первичный документ составляют при совершении факта или сразу после него (ч. 3 ст. 9 402-ФЗ). Срок формирования в ЕИС смотрите в контракте (п. 1 ч. 13 ст. 94).

Идентификационный код закупки. Номер, который заказчик присваивает закупке. Берите из контракта и извещения, не набирайте по памяти. Код обязателен (п. 1 ч. 13 ст. 94).

Заказчик и поставщик. Наименование и место нахождения заказчика — как в контракте. Свои данные — как в ЕРУЗ (едином реестре участников закупок). Расхождение с контрактом даёт заказчику повод для отказа.

Объект закупки и место поставки. Копируйте из контракта слово в слово. Место поставки — тот адрес, куда доставили товар или где выполнили работу.

Наименование и единица измерения. Пишите так, как в спецификации контракта: модель, артикул, комплектность. Если в контракте «шт.», не меняйте на «компл.».

Страна происхождения. Её нужно указать (п. 1 ч. 13 ст. 94). Если товар подпадает под ограничения национального режима, сверьтесь со статьёй о национальном режиме и о стране происхождения.

Количество и стоимость. Количество — фактически поставленное. Стоимость — количество, умноженное на цену за единицу из контракта. Итог сверьте с ценой контракта. Налог на добавленную стоимость (НДС) укажите так же, как в контракте: статья про НДС.

Иные сведения. Это сведения, которые заказчик потребовал по ч. 3 ст. 5 (п. 1 ч. 13 ст. 94). Если контракт их не требует, поле остаётся пустым.

Приложения. К документу можно приложить накладную, сертификат, фото. Они становятся его неотъемлемой частью. Если данные расходятся, верны сведения самого документа о приёмке (п. 2 ч. 13 ст. 94). Приложения поэтому сверяйте до отправки.

Гарантия. Если контракт требует обеспечить гарантийные обязательства, документ о приёмке оформляется после того, как вы это обеспечение предоставили. Исключение — приёмка отдельного этапа (ч. 7.1 ст. 94). Подробно — в статье об обеспечении гарантийных обязательств.

Чего не писать.

• Количество и цену, которых нет в контракте.
• Оценки качества вроде «товар отличный»: документ фиксирует факт, а не отзыв.
• Условия, меняющие контракт: изменения делают отдельным соглашением (статья об изменении контракта).
• Исправления поверх подписанного: ошибки исправляют новым документом (ч. 14 ст. 94).

Что происходит после отправки

ЕИС направляет документ заказчику не позже часа после размещения. Датой поступления считают время по часовому поясу заказчика (п. 3 ч. 13 ст. 94).

Заказчик обязан провести экспертизу результатов своими силами или с экспертами (ч. 3 ст. 94). Затем он подписывает документ либо размещает мотивированный отказ (подп. «а» и «б» п. 4 ч. 13 ст. 94). Мотивированный — значит с указанием причин: что именно не соответствует контракту.

Датой приёмки считается день размещения в ЕИС документа, подписанного заказчиком (п. 8 ч. 13 ст. 94). Оплата — не более 7 рабочих дней с даты подписания (ч. 13.1 ст. 34).

Замечания и мотивированный отказ

• Отказ. После отказа вы вправе устранить причины и направить документ повторно (п. 7 ч. 13 ст. 94). Срок на устранение закон не называет, смотрите контракт.
• Мелкое замечание. Если несоответствие не препятствует приёмке и вы его устранили, заказчик может не отказывать (ч. 8 ст. 94).
• Заказчик молчит. Если он за 20 рабочих дней не подписал и не отказал, это нарушение п. 4 ч. 13 ст. 94. Документ подписанным не считается. Что делать дальше — в статье о неоплате по контракту.
• Спор о существе. Возражайте письменно, прикладывайте фото, переписку, транспортные документы. Документы о мерах ответственности стороны направляют через ЕИС (ч. 16 ст. 94). Пени за просрочку поставки — в статье о пенях и штрафах.

Пример: поставка мебели на 105 000 ₽

Пример, случай выдуманный. ИП Образцов А. А. поставляет муниципальной школе № 0 (вымышленная) 20 стульев по 3 000 ₽ и 10 столов по 4 500 ₽. В контракте: заказчик подписывает документ за 5 рабочих дней, оплата — 7 рабочих дней. НДС не применяется.

Стоимость: 20 × 3 000 = 60 000 ₽; 10 × 4 500 = 45 000 ₽; итого 60 000 + 45 000 = 105 000 ₽.

Счёт дней: после 18.11 рабочие дни 19, 20, 23, 24, 25, 26, 27 ноября. Если бы заказчик подписал документ 09.11, оплатить нужно было бы до 18.11.

Если 27.11 денег нет, с 28.11 можно начислять пени: 1/300 ключевой ставки в день (ч. 5 ст. 34). При ставке 14% на 105 000 ₽ это 105 000 × 1/300 × 14% = 49 ₽ в день.

Что сделать

1. Откройте контракт и выпишите: ИКЗ, наименования, единицы, цены, место поставки, срок формирования документа.
2. До поставки проверьте электронную подпись, доступ к ЕИС и полномочия сотрудника.
3. Сверьте данные документа с контрактом по каждому полю из шаблона.
4. Проверьте страну происхождения и количество по документам на товар.
5. Приложите накладную, сертификаты, фото и сверьте их с основным документом.
6. Подпишите и разместите документ в ЕИС, запишите дату размещения.
7. Посчитайте последний день приёмки: по контракту, не позже 20 рабочих дней.
8. После подписания посчитайте последний день оплаты: 7 рабочих дней.

Частые вопросы

Нужен ли отдельный акт, если есть документ в ЕИС?

Нет. Для контракта по итогам электронной процедуры приёмку оформляют документом в ЕИС (ч. 13 ст. 94). Накладную и сертификаты прикладывают к нему.

Кто обязан сформировать документ — я или заказчик?

Поставщик: он формирует документ в ЕИС и подписывает (п. 1 ч. 13 ст. 94).

Можно ли исправить подписанный документ?

Да, новым документом, который подписывают и размещают в ЕИС (ч. 14 ст. 94).

Что значит «мотивированный» отказ?

Это отказ с причинами: что именно не соответствует контракту. Отказ без объяснений требованию «мотивированный» не отвечает: вы не узнаете, что исправлять.

Подойдёт ли УПД на упрощённой системе налогообложения?

Бланк УПД допустим как первичный документ (ч. 4 ст. 9 402-ФЗ). Какой статус ставить, зависит от обязанности выставлять счёт-фактуру. Уточните у бухгалтера и в контракте.

Источники

44-ФЗ в редакции от 04.08.2026 (КонсультантПлюс, текст ст. 34, 94 сверен по rulaws.ru):

• ст. 94 — ч. 3, 6, 7, 7.1, 8, 14, 16; ч. 13, п. 1–8 (в т. ч. подп. «а», «б» п. 4)
• ст. 34 — п. 1 ч. 13, ч. 5, ч. 13.1

Другие документы:

• 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», ст. 9 — ч. 2–5 (текст на rulaws.ru)
• письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ — форма УПД, статусы «1» и «2»
• постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 — альбом унифицированных форм по учёту торговых операций, в т. ч. ТОРГ-12
• Банк России: ключевая ставка — 14% с 27.07.2026