Приёмка по 44-ФЗ: электронный документ о приёмке, сроки и что делать при отказе

Обновлено 05.11.2026

После поставки вы сами формируете документ о приёмке в ЕИС — единой информационной системе в сфере закупок — и подписываете его электронной подписью. Заказчик в срок из контракта, но не позже 20 рабочих дней после поступления документа, подписывает документ или присылает мотивированный отказ с причинами (п. 4 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). Получили отказ — устраните причины и отправьте документ снова: срок оплаты начнётся только с даты, когда заказчик подпишет документ.

Когда приёмка идёт через ЕИС

ЕИС работает на сайте zakupki.gov.ru. Документ о приёмке — документ, которым заказчик подтверждает, что принял товар, работу, услугу или этап контракта (ч. 7 ст. 94).

Электронная приёмка обязательна, если контракт заключён по итогам электронной процедуры: электронного аукциона, конкурса или запроса котировок (ч. 13 ст. 94). Исключение — закрытые электронные процедуры ведомств обороны и безопасности по п. 5 ч. 11 ст. 24. Поставщиков малого бизнеса оно обычно не касается.

Тот же порядок применяют, если контракт с единственным поставщиком заключили через ЕИС: при его исполнении действуют правила для контрактов по итогам электронной процедуры (ч. 14 ст. 93). О прямых закупках — в статье о закупках у единственного поставщика.

Без ЕИС приёмку оформляют документом о приёмке, который подписывает заказчик (ч. 7 ст. 94). Чаще всего это прямые договоры, заключённые на бумаге. Как именно оформлять документы, сказано в контракте: порядок и сроки приёмки — его обязательное условие (п. 1 ч. 13 ст. 34).

Как идёт электронная приёмка: по шагам

Дата поступления документа заказчику — дата его размещения в ЕИС (п. 3 ч. 13 ст. 94). Дата приёмки — дата, когда в ЕИС разместили документ, подписанный заказчиком (п. 8 ч. 13 ст. 94).

Мотивированный отказ — отказ подписать документ с причинами: что именно не так с товаром, работой или документами (пп. «б» п. 4 ч. 13 ст. 94).

Что входит в документ о приёмке

Закон перечисляет сведения (п. 1 ч. 13 ст. 94):

• идентификационный код закупки, заказчик, объект закупки, место поставки, сведения о вас, единица измерения;
• наименование товара, работы или услуги;
• страна происхождения товара;
• количество товара или объём работы, услуги;
• стоимость исполненных обязательств с ценой за единицу;
• иная информация по требованиям, установленным по ч. 3 ст. 5.

Идентификационный код закупки — номер, который заказчик присваивает каждой закупке. Он есть в контракте.

К документу можно приложить файлы, например, накладные, сертификаты, фотографии. Они становятся его неотъемлемой частью. Если данные в приложении и в самом документе расходятся, верным считается документ (п. 2 ч. 13 ст. 94).

Подпись. Документ подписывают усиленной электронной подписью (п. 1 ч. 13 ст. 94). Действия в ЕИС совершают квалифицированной электронной подписью (КЭП). Это та же подпись, что для регистрации и заявок. Если подписывает сотрудник, нужны полномочия в ЕИС и машиночитаемая доверенность (МЧД). Подробно — в статье про ЕРУЗ, подпись и спецсчёт; ЕРУЗ — единый реестр участников закупок.

УПД. УПД — универсальный передаточный документ: он объединяет накладную или акт со счётом-фактурой. По разбору Saby, в ЕИС документ о приёмке формируют в формате электронного УПД, а поставщик на упрощённой системе налогообложения без НДС выбирает вариант без счёта-фактуры.

Гарантия на товар. Если контракт требует обеспечить гарантийные обязательства, документ о приёмке оформляют после того, как вы предоставили это обеспечение. Исключение — приёмка отдельного этапа (ч. 7.1 ст. 94).

Ошибки после подписания. Исправления вносят новым документом о приёмке, его тоже подписывают и размещают в ЕИС (ч. 14 ст. 94).

Экспертиза и приёмочная комиссия

Экспертиза — проверка, соответствует ли результат контракту. Заказчик обязан её провести: своими силами или с внешними экспертами и экспертными организациями (ч. 3 ст. 94). Правительство вправе определить случаи, когда эксперты обязательны (ч. 4.1 ст. 94). Эксперт может запросить у вас дополнительные материалы (ч. 5 ст. 94). Если нарушение не мешает приёмке, в заключении можно предложить, как и в какой срок его устранить (ч. 5 ст. 94).

Приёмочная комиссия — группа не меньше чем из пяти человек, которую заказчик вправе создать для приёмки. Комиссия может работать, если в приёмке участвуют не меньше 50% её членов (ч. 6 ст. 94). Срок у комиссии тот же — не позже 20 рабочих дней. Члены комиссии не из штата заказчика вправе подписать документ на бумаге, тогда заказчик прикладывает его скан (п. 5 ч. 13 ст. 94).

Если эксперты дали заключение, заказчик или комиссия учитывают его предложения при приёмке (ч. 7 ст. 94).

Если заказчик отказал

1. Прочитайте причины. Отказ должен быть мотивированным, с указанием причин (пп. «б» п. 4 ч. 13 ст. 94). Отказ без причин этому требованию не отвечает.
2. Согласны с отказом — исправьте. Замените брак, допоставьте, исправьте ошибку в документе. Затем снова направьте документ о приёмке через ЕИС (п. 7 ч. 13 ст. 94). Срок на это закон не задаёт: смотрите контракт.
3. Несоответствие мелкое и уже исправлено — заказчик вправе не отказывать в приёмке (ч. 8 ст. 94). Укажите это в письме заказчику.
4. Не согласны с отказом — возразите письменно. Объясните, почему считаете обязательства исполненными, и приложите доказательства: фотографии, транспортные документы, переписку. Документы о мерах ответственности стороны направляют друг другу через ЕИС (ч. 16 ст. 94).
5. Спор не решился — суд. В арбитражном суде каждая сторона сама доказывает то, на что ссылается (ч. 1 ст. 65 Арбитражного процессуального кодекса, АПК РФ). Поэтому сохраняйте всё, что подтверждает поставку. Как вести претензию и иск — в статье о неоплате по контракту.

Если вы задержали поставку, заказчик может начислить вам пени. Как их считают — в статье о пенях и штрафах.

Если заказчик молчит

Закон не говорит, что документ считается принятым, если заказчик промолчал 20 рабочих дней. Подписать документ о приёмке в ЕИС за заказчика вы не можете. Молчание дольше срока — нарушение п. 4 ч. 13 ст. 94.

Что можно сделать:

• напишите заказчику требование подписать документ или прислать мотивированный отказ, со ссылкой на п. 4 ч. 13 ст. 94 и срок из контракта;
• сохраните доказательства поставки: они понадобятся, если дойдёт до суда;
• если дело дойдёт до претензии и иска о деньгах, действуйте по статье о неоплате по контракту.

Приёмка и оплата

Срок оплаты считают с даты подписания документа о приёмке заказчиком (ч. 13.1 ст. 34). По контрактам из конкурентных закупок:

Казначейское сопровождение — порядок, при котором платежи по контракту проходят через казначейство. Будет ли оно, указано в контракте.

Итого при электронной приёмке от размещения вашего документа до последнего дня оплаты может пройти до 27 рабочих дней. Это до 20 рабочих дней на приёмку и до 7 на оплату. После отказа исправленный документ проходит приёмку заново (п. 7 ч. 13 ст. 94).

Пример: поставка на 600 000 ₽

Пример, случай выдуманный. Вы выиграли электронный запрос котировок на 20 офисных стульев, цена контракта — 600 000 ₽. В контракте: приёмка — 10 рабочих дней, оплата — 7 рабочих дней после подписания документа о приёмке. Праздников в эти даты нет: 4 ноября уже прошло.

Если бы заказчик подписал документ в день поставки, 09.11, последний день оплаты был бы 18.11.2026. Отказ сдвинул оплату на 12 рабочих дней.

Пени за просрочку при ключевой ставке 14% — 280 ₽ в день: 600 000 × 1/300 × 14%. Как их взыскать — в статье о неоплате по контракту.

Что нужно поставщику

• Квалифицированная электронная подпись ИП или руководителя. Если подписывает сотрудник — его подпись и МЧД.
• Доступ к личному кабинету в ЕИС. Он появляется после регистрации в ЕИС. Без регистрации вы не могли бы участвовать в электронной процедуре и выиграть её (ч. 5 ст. 24.2).
• Данные для документа. Количество, цены за единицу и страну происхождения берите из контракта, чтобы не было расхождений.
• Приложения. Сканы накладных, сертификатов, фотографии — всё, что заказчику нужно для проверки.

Что сделать

1. До поставки найдите в контракте раздел о приёмке: срок формирования документа, срок приёмки, состав приложений, гарантийное обеспечение.
2. В день поставки сформируйте документ о приёмке в ЕИС, сверив его с контрактом, и подпишите КЭП.
3. Запишите дату размещения и посчитайте последний день приёмки по контракту, максимум 20 рабочих дней.
4. Получили отказ — исправьте причины и разместите новый документ, или письменно возразите с доказательствами.
5. Заказчик молчит после срока — направьте требование подписать документ и сохраните доказательства поставки.
6. После подписания запишите дату приёмки и посчитайте последний день оплаты.
7. Нет оплаты в срок — действуйте по статье о неоплате по контракту.

Источники

44-ФЗ в редакции от 04.08.2026, с изменениями, вступившими 01.10.2026 (КонсультантПлюс). Законы № 279-ФЗ и № 330-ФЗ от 04.08.2026 эти нормы не меняли.

• ст. 94 — ч. 2, 3, 4.1, 5–8, 13 (п. 1–8), 14, 16
• ст. 34 — ч. 5, п. 1 ч. 13, ч. 13.1
• ст. 93 — ч. 14 (текст части сверен по копии на rulaws.ru, ред. от 04.08.2026)
• ст. 24.2 — ч. 5

Другое:

• АПК РФ: ст. 65 — ч. 1
• Банк России: ключевая ставка по дням — 14% с 27.07.2026
• ppt.ru: пошаговая инструкция по электронному актированию в ЕИС, обновлена 16.09.2026
• Saby: УПД в ЕИС, 18.05.2026